大师故事|关于时间管理什么是重点？

时间管理是一个老生常谈的管理话题，亦是管理上的核心问题。

时间管理的目的是决定做些什么，决定什么事情不做。 

在时间管理上，领导者最大的困扰是：经常有太多来自外界的干扰，正常安排被打断，不得不随时放下手上的工作去做其他的事情。事后一回想，发现想做的事情没有完成，或者没有做好，没想做的事情反而做了，而且还占据了大部分时间。由于工作内容常常偏离主要目标，到自己和团队的效率比较低。 

有一个时间管理的理论值得我们借鉴。这个理论以 “轻—重” 为横坐标，“缓—急” 为纵坐标，以此来建立时间管理的坐标体系，各项事务被分为4个类别，并放入这个坐标体系中：

1. 重要且紧急：如处理危机、客户投诉、即将到期的任务等；

2. 重要但不紧急：如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施、长期工作规划等；

3. 紧急但不重要：如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等；

4. 既不紧急也不重要：如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等。 

在这个 “快鱼吃慢鱼” 的时代，很多人听说过这个理论，自然也会重视事情的紧急程度，并且先关注于第一象限的事件：“重要且紧急” 。

可是，这会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，会不由自主地喜欢上 “到处救火” 的感觉，把自己当成 “救火队长”，转而去做那些 “紧急不重要” 的事情了。 

这也很容易使人精疲力竭，长此以往，既不利于个人健康也不利于工作，应避免习惯于 “紧急” 状态，因为这不是管理时间的有效办法。 

常处在 “紧急” 状态，我们没有时间去做那些 “重要而不紧急” 的事，而这些事往往有着更深远的影响。

这套时间管理理论的一个重要观念是：有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些 “重要但不紧急” 的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然，同时可以让我们避免掉进 “嗜急成瘾” 的陷阱中，避免在事情变得紧急后才疲于应付。 

成功者一定是花最多时间在做最重要的事上，而不是在最紧急的事情上。然而一般人都是优先选择做紧急但不重要的事。因此，我们必须学会如何把重要的事情变得 “紧急”。 

一个高管正忙着处理公司 “紧急” 的事情。这时，他收到一条短信：“你的自动转账付杂费的账号中余额不足”，他决定找个时间到银行存款。因为把它看作 “重要但不紧急” 的事情, 午饭路过银行时，他也视而不见，而是急忙赶回公司继续工作。

拖了两天后，他收到一条短信：“菖先生，你家里电力已停。” 他不得不马上把手上的工作放下，赶紧处理交款和存款事宜。可见，这个事件已经变为 “重要且紧急” 的事情了，他若不马上处理，晚上将面对黑漆的家和黑面的家人。 

2008年6月开始，父亲因病住院，我每个月都会抽时间回香港探望他一次。后来因他的病情渐变严重，10月份我改为每星期回港一次。 

因为母亲每天都会去医院，弟弟也隔天去一次，在外地工作的我觉得每周去一次也算略尽 “孝心” 。经过半年的探望，探病已成为 “例行公事”。

12月份的工作比较繁忙，有一个星期，当我要安排工作行程时，不自觉地把回港探望父亲变为“重要但不紧急” 的事情。正因为这样的分类，我拖到星期六才回香港探望父亲，心中甚至有了自我对话，得探望可以拖到下个星期。幸好后来对自己说：“父亲的状况不太稳定，可能会很快离去，工作可以拖至下个星期，探望他是不可以拖的！这是重要且紧急的！” 

就是因为这个声音，我终于在21日晚上去探望了他，最后他在12 月23 日离去！终于没有遗憾，因为21日的探望，是我们最后独处的时间。

时间管理和我们的信念息息相关。我常对他人说，事情在我们心中的重要程度，决定着我们如何安排及运用自己的时间。 

时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。人的一生时间有限，我们永远没有时间做完每一件事情，但是有时间做对我们来说最重要的事情。成功地界定问题就已经解决了时间管理问题的一半。 

每天安排多一些时间去多做 “重要但不紧急” 的事，比如学英语、锻炼身体、安排每年体检、推动员工培训、关心孩子的成长与学习、把家乡的父母接来定居、整理员工手册及合约等，不要让它们受到 “有事钟无艳，无事夏迎春” 的待遇。因为，许多事情是不可能 “亡羊补牢” 的。

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